Het belang van een factuur mag niet onderschat worden. In de praktijk kan het al eens gebeuren dat een factuur onregelmatig is, aangezien aangetast door een fiscale onregelmatigheid of zelfs ontbreekt.
De rechspraak maakt een onderscheid tussen de nietigheid van een verkoopsovereenkomst en de ontoelaatbaarheid van de vordering. Indien fiscale fraude minstens een van de doorslaggevende beweegredenen is geweest voor het tot stand komen van een overeenkomst, dan dient deze overeenkomst nietig te worden verklaard wegens ongeoorloofde oorzaak.
Een vordering zal ontoelaatbaar zijn indien deze niet ondersteund is door een (regelmatige) factuur. De afwezigheid van een factuur tast de geldigheid van een rechtshandeling tussen partijen niet aan. Een handelaar kan niet weigeren een factuur op te stellen. Na het verlenen van de diensten die een handelaar wenst aan te rekenen is hij op grond van verscheidene wettelijke bepalingen o.m. van fiscaalrechtelijke aard, ertoe verplicht een factuur op te stellen en aan de cliënt te verzenden. Het louter verzenden van een brief waarin een detail van de kosten wordt opgenomen en waarin uitdrukkelijk wordt gesteld dat een factuur zou volgen na ontvangst van de betaling, kan niet aanvaard worden als basis om het bedrag van de “latere” factuur in rechte in te vorderen. De handelaar kan zich niet verschuilen achter het excuus dat het nog te factureren bedrag nog niet zou betaald zijn. Indien er helemaal geen factuur werd opgesteld voor het aangerekend bedrag en dit bedrag blijft onbetaald, is er zelfs geen rechtsgrond waarop een handelaar zich zou kunnen baseren om een vordering in rechte in te vorderen. Afwezigheid van een factuur kan ertoe leiden dat een vordering ontoelaatbaar geacht wordt. De vordering zal dus afgewezen worden.
Wat als een handelaar een factuur ontvangt dewelke hij meent niet verschuldigd te zijn ?
Van een handelaar mag verwacht worden dat wanneer hem een factuur of een staat van erelonen en kosten wordt verstuurd, waarvan hij van oordeel is ze niet verschuldigd te zijn, dat hij deze tijdig protesteert.
De handelaar dient binnen korte periode (meestal wordt door rechtspraak geoordeeld dat deze periode maximum één à twee maanden mag zijn) de factuur te protesteren. Zonder tijdig protest of bij gebreke aan protest zullen de hoven en rechbanken steeds oordelen dat de handelaar de factuur heeft aanvaard en dat deze factuur dus beantwoordt aan de overeenkomst die bestaat tussen partijen. De handelaar zal dus als debiteur beschouwd worden en betaalt de rekening.
In een latere bijdrage zal dieper ingegaan worden op deze problematiek.
Eén boodschap houdt U best altijd voor ogen: niet reageren geldt voor een rechter als instemming met de inhoud van een factuur.
Laattijdig protest kan natuurlijk ook als voordeel voor U als leverancier gelden.
De correspondentie in handelszaken is zeer speciaal en de wijze van corresponderen voorafgaand de procedure kan beslissend zijn voor het winnen of verliezen.